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Sábado, Diciembre 07, 2019

Preguntas Frecuentes.

¿Por qué me aparece no acepta movimientos al momento de asignar una cuenta?

Porque esta asignada como una cuenta padre

En este caso se debe ingresar a cuentas por la ruta catalogo/contabilidad/cuentas.

Luego debe buscar la cuenta deseada, observe cuantos códigos posee si cuenta con más de 4 códigos, oprima el botón propiedades y editar.

Ahora marque la opción acepta movimiento.

Oprima guardar y salir. 

Porque no tiene cuenta auxiliar.

Ingrese a cuentas por la ruta catalogo/contabilidad/cuentas.

Busque la cuenta deseada, observe cuantos códigos posee si cuenta tan solo con 4 dígitos debemos proceder a crear la cuenta auxiliar.

Oprima el botón nuevo.

En el campo código digite los 4 dígitos que ya observo y agréguele 2 más que usted desee, en el campo nombre ingrese el titulo que usted desee para la cuenta, marque las opciones acepta movimiento y cuenta activa.

Señale la opción vinculado si es necesario.

Oprima el botón guardar y salir.

¿Por qué no calcula los impuestos al realizar un registro?

Al crear el vinculado no selecciono su régimen contributivo correcto y en el caso de los proveedores y clientes no marco sus obligaciones tributarias.

Ingrese a vinculados: barra de menú/catalogo/vinculados.

Seleccione al vinculado, oprima el botón propiedades y el botón editar.

Ahora seleccione el régimen contributivo al que pertenece.

En caso de ser un cliente o un proveedor:

Ingrese a la pestaña cliente o proveedores  seleccione el tipo de obligación tributaria que posee.

Oprima el botón guardar y salir.

¿Por qué aparece inactivo el vinculado?

La opción activo no está marcada dentro del vinculado.

Ingrese ha vinculado:

-Barra de menú/catalogo/vinculados.

-Acceso directo barra de herramientas/vinculados.

Seleccionar el vinculado requerido y oprimir el botón propiedades.

Buscar la opción  activo y observar si esta se encuentra marcada.

Si no se encuentra marcada oprima el botón editar y seleccione la opción activo y oprima el botón guardar y salir.

¿Por qué no me permite facturar a crédito?

Porque la forma de pago no está autorizada.

Esto sucede cuando al momento de crear el tipo de documento no se asigno las formas de pago autorizadas.

Lo primero que se debe realizar es ingresar a tipos de documentos por la ruta catálogos/configuración/tipo de documentos.

Se busca el tipo de documento deseado, se selecciona y se oprime el botón propiedades y editar.

En la opción formas de pago autorizada digite las formas de pago (entre comas ej.: ,01,) que usted necesite para ese documento.

Oprima el botón guardar y salir.

Porque el cliente no tiene un cupo asignado.

En este caso se debe ingresar al vinculado requerido, se ingresa por la ruta catalogo/vinculado.

Se busca el vinculado requerido, se selecciona y oprimimos el botón propiedades y editar.

Se oprime la pestaña cliente, en el campo cupo se digita el valor monetario que desea asignar a ese cliente.

Ahora oprime el botón guardar y salir.

Porque el cliente  no posee un plazo.

 En este caso se debe ingresar al vinculado requerido, se ingresa por la ruta catalogo/vinculado.

Se busca el vinculado requerido, se selecciona y oprimimos el botón propiedades y editar.

Se oprime la pestaña cliente, en el campo plazo se ingresa el número de días que este cliente va a poseer para pagar el respectivo crédito.

Ahora se oprime el botón guardar y salir.

¿Por qué no aparece el vinculado?

Realizar una búsqueda correcta agotando todos los recursos de búsqueda.

Ingrese a vinculados:

-barra de menú/catalogo/vinculados.

-Acceso directo barra de herramientas/vinculados.

En la barra de búsqueda en el parámetro que inicialmente aparece como solo activos tomar la opción todos y en los demás parámetros adicionar el nombre o cédula según corresponda para obtener resultado de búsqueda.

Si de esta forma no aparece el vinculado es porque este no fue creado o hubo un error de digitación al crearlo.

¿Por qué el vinculado solicita vendedor y no permite guardar el registro?

Esto sucede si en el tipo de vinculación selecciono la opción cliente.

Busque la pestaña cliente y dele clic.

Ahora en el campo vendedor digite el código de cualquier vendedor o en su defecto el “999” para el vendedor general.

Oprima el botón guardar y salir.

¿Cómo modifico el Nit/cedula del vinculado?

Si se realizo un mal registro del nit/numero de identificación al momento de crear el vinculado se debe realizar un traslado de información.

Ruta de ingreso barra de menú/herramientas/auditoria.

Observe que se encuentre en la pestaña movimiento entre vinculados.

Siga las instrucciones que aparecen en la ventana y oprima el botón trasladar.

¿Cómo puedo observar el estado de una cuenta?

Se debe ingresar por la ruta contabilidad/informes administrativos/estado de cuenta.

Se digita la cuenta deseada y se agrega una fecha de corte.

Ahora se oprime el botón buscar.

A continuación aparece el estado de la cuenta y queda listo para imprimir.

¿Por qué no se realiza el cruce de documentos?

Esto ocurre cuando en las cuentas por cobrar/pagar y anticipos no se marco la opción controlar saldos por documento/cruce, y tampoco se definió la naturaleza de la cuenta.

Lo primero que se debe realizar es ingresar a las cuentas por la ruta catálogos/contabilidad/cuentas.

Se busca la cuenta deseada se oprime el botón propiedades y editar.

Se marca la opción controlar saldos por documentos/cruce.

Ahora en el campo naturaleza se asigna a la cuenta si es débito o crédito.

Luego se oprime el botón guardar y salir.

¿Por qué al facturar aparece que el tipo de IVA no especifica la cuenta inventario o venta?

Esto se presenta cuando en al modelo contable no se asignaron estas cuentas.

Primero ingrese a modelos contables por la ruta catálogos/ inventarios/modelos contables.

Busque el modelo contable deseado oprima el botón propiedades y editar.

Ahora en los campos correspondientes agregue las cunetas de inventario o ventas necesarias.

Oprima el botón guardar y salir.  

Nota: debe corroborar que el porcentaje corresponda al tipo de IVA que se está realizando en el modelo contable.

¿Cómo cambiar el tipo de IVA a un producto?

Lo primero que se debe hacer es quitar los registros de la factura que se está realizando.

Ahora se debe ingresar a cambiar tipo de IVA por la ruta: herramientas/inventario/cambiar tipo de IVA.

En el campo producto se digita el código del producto al que se le desea cambiar el  IVA.

En el campo nuevo IVA se digita el código del modelo contable que se desea.

Luego se oprime el botón siguiente.

En la siguiente ventana aparece un campo para tipos de documentos allí, se crea un tipo de documento para realizar los ajustes.

Ahora se oprime el botón procesar.

¿Cómo cambiar la unidad de medida de un producto?

Primero se debe observar que la bodega tenga cargada la misma unidad de medida que el producto.

Ahora se debe ingresar a cambiar la unidad medida por la ruta herramientas/inventario/cambiar unidad de medida.

Se digita el producto al que se le desea cambiar la unidad de medida.

En la parte inferior aparecerá la unidad actual que posee el producto, en el siguiente campo debemos agregar  la nueva unidad de medida que va a tener el producto.

Oprima el botón procesar.

¿Cómo puedo convertir productos que ingrese por paquetes, cajas, pacas, arroba, etc., a unidades?

Lo primero que se debe realizar es ingresar por la ruta inventarios/conversión.

Se oprime el botón nuevo.

Se digita el tipo de documento necesario.

En el recuadro superior se añade el producto al que se le va a realizar el cambio.

En el recuadro inferior se agrega el producto nuevo, es decir, en el que se va a convertir el producto de la parte superior.

Ahora se oprime el botón guardar, luego el botón si, y por último el botón salir. 

¿Cómo puedo facturar un producto si no he ingresado inventario inicial?

Si usted desea facturar sin inventario debe ingresar al producto y a la bodega.

Primero se ingresa a producto por la ruta catalogo/inventario/producto.

Se busca el producto requerido y se oprime el botón propiedades y editar.

Ahora se oprime la pestaña propiedades de inventario y se marca la opción permitir negativos en inventario.

Oprima el botón guardar y salir.

Luego se ingresa a la bodega por la ruta catálogos/inventario/bodegas.

Se busca la bodega deseada y se oprime el botón propiedades y editar.

Ahora se marca la opción permitir negativos en la bodega.

Oprima el botón guardar y salir.

¿Por qué a la hora de facturar no me aparecen los precios del producto?

Esto sucede cuando al momento de crear el producto se olvido asignarle los precios. 

Primero se debe ingresar al producto por la ruta catálogos/inventario/productos.

Se busca el producto deseado, se selecciona y se oprime el botón precios.

Se desmarca la opción solo precios activos.

Ahora se digitan los precios deseados y se oprime el botón guardar.

En la ventana que aparece con el texto “otro producto” se oprime el botón no.

¿Por qué no está autorizada la forma de pago y/o la bodega?

Porque el documento que se está registrando no tiene autorizada la forma de pago y/o la bodega.

Ruta de ingreso barra de menú/catalogo/configuración/tipo de documento

Seleccione el tipo de documento que se desea modificar.

Oprima el botón propiedades y editar.

En el campo formas de pago autorizadas y/o bodegas autorizadas ingrese el código correspondiente de la forma de pago y/o de la  bodega que desee.

Oprima el botón guardar y salir.

¿Por qué no permite crear algún tipo de documento?

Porque la empresa en la que se está trabajando no está autorizada para registrar documentos.

Se debe ingresar al documento por la ruta de acceso barra de menú/catalogo/configuración/tipo de documento.

Se selecciona el tipo de documento, oprima el botón propiedades y editar.

En la pestaña gestión ingresar a gestión contable.

En el campo empresas autorizadas se asigna la empresa que se desee.

Oprima guardar y salir.

¿Cómo puedo cerrar un documento contable?

Para poder realizar el cierre de un documento contable o genérico, este se debe imprimir.

Se oprime el botón imprimir que aparece en la ventana del documento.

Para realizar un cierre masivo de documentos

Se ingresa a control a documentos por la ruta herramientas/control a documentos.

Ahora se oprime la pestaña cerrar documentos.

Se digita la clase y el tipo de documento, la fecha inicial y final, y si fuese necesario el centro de costo.

Ahora se oprime el botón cerrar documentos.

¿Por qué no me permite ingresar manualmente el número de un documento externo (Ej.: factura de compra)?

Esto ocurre principalmente cuando al momento de crear el documento se le asigno en la opción control de numerador consecutivo automático.

Se debe ingresar a tipos de documentos por la ruta catálogos/configuración/tipos de documentos.

Se busca el documento requerido y se selecciona luego oprime el botón propiedades y editar.

En la opción control numerador se asigna registro manual.

Se oprime guardar y salir.

¿Por qué al momento de imprimir una factura no me aparecen los registros?

Esto sucede cuando al documento no se le asigno el tipo de formato correcto o una ubicación o por defecto se lo modificaron o borraron.

Para corregir este error se debe ingresar a tipos de documentos por la ruta catálogos/configuración/tipo de documentos.

Se busca el documento requerido se oprime el botón propiedades y editar.

Se presiona la pestaña impresión.

Ahora en los campos tipos de formato y ubicación se asigna el formato adecuado y la ubicación del documento.

Ahora se oprime le botón guardar y salir.

¿Por qué no me genera los diferentes tipos de retenciones en los informes a la hora de consultarlos?

Esto ocurre principalmente cuando a las cuentas de impuestos no se marca la opción cta de IVA o retefuente, ni se ha digitado la tasa y la base.

Lo primero que se debe realizar es el ingreso a las cuentas por: Catálogos/contabilidad/cuentas.

Buscar la cuenta de impuesto deseada, oprimir el botón propiedades y editar.

Ahora marcar la opción cta de IVA o retefuente, asignar la tasa y la base del impuesto.

Oprimir botón guardar y salir.

¿Cómo puedo generar el informe diario para P.O.S?

Lo primero que se debe hacer es ingresar al informe fiscal tipo 1

Se ingresa por la ruta: facturación/P.O.S/informe fiscal tipo 1.

En la casilla caja se digita el numero de la caja requerida y se asigna una fecha inicial y final.

Se oprime el botón buscar.

Aparece el informe solicitado y queda listo por si se desea imprimir.

¿Por qué no puedo asignar el número de las facturas de compra?

Porque en el documento en el campo control de numerador se selecciono consecutivo automático.

Ruta de ingreso barra de menú/catalogo/configuración/tipo de documentos.

Seleccione el documento requerido, en este caso facturas de compra.

Oprima el botón propiedades y editar.

En el campo control de numerador asigne la opción registro manual.

Oprima guardar y salir.

¿Por qué no me deja reabrir un documento comercial?

Porque posee abono.

Si a una factura se le ha cancelado algún tipo de pago se debe primero eliminar ese registro para poder reabrirla.

Ingrese a transacciones por la ruta contabilidad/transacciones.

Luego seleccione el registro deseado, oprima el botón propiedades y editar.

Oprima el botón quitar y la opción quitar todas las transacciones sin confirmar.

Ahora  proceda a reabrir el documento.

Porque el usuario no está autorizado.

Si aparece esta advertencia quiere decir que el usuario que intenta realizar este proceso no está autorizado, entonces debe proceder a solicitar el permiso al administrador del sistema (ADM). También aplica en caso de ser un documento contable y no le permita reabrirlo.

¿Por qué aparece que la bodega no está asignada al producto?

Puede ocurrir por dos circunstancias, primero porque a la hora de crear el producto no se asigno a las bodegas y segundo porque cuando se creó la bodega no se le asignaron los productos. Para su corrección pude utilizar cualquiera de las dos opciones:

Ruta de ingreso: Catalogo/inventario/producto

                         Catalogo/inventario/bodega.

Luego se debe buscar el producto o la bodega deseada, se selecciona  y se oprime el botón propiedades y editar.

En productos se presiona la pestaña bodegas, se selecciona la bodega a la que se desea asignar el producto, seguido se selecciona la unidad de medida y se le da el botón agregar.

En bodegas se borra la formula de filtro adicional y luego se le cargar todos los ítems.

Oprimir el botón guardar y salir.

¿Por qué no permite imprimir el documento más de una vez?

Este problema se presenta cuando en el tipo de documento solo se habilito una impresión.

Ruta de ingreso: catalogo/configuración/tipo de documento.

Se busca el documento deseado, se selecciona y se oprime el botón propiedades y editar.

Ahora oprimimos la pestaña impresión, en la opción copias a imprimir se digitan las copias necesarias.

Oprima el botón guardar y salir.

Nota: para realizar este proceso debe tener los permisos necesarios.

¿Por qué al registrar aparece que el catalogo de venta no está vigente?

Este problema sucede cuando al crear el catalogo de venta en los campos rige desde___ hasta­­___ se digita la misma fecha.

Para solucionar este problema se debe ingresar a lista de catalogo de ventas por la ruta: catálogos/facturación/catalogo de ventas/catalogo de ventas.

Ahora se busca el catalogo de ventas deseado, se oprime el botón propiedades y editar.

Se modifica la opción hasta agregando la fecha de duración de ese catalogo.

Luego oprimir el botón guardar y salir.

¿Cómo puedo cambiar la fecha de apertura de caja P.O.S?

Lo primero que se debe realizar es ingresar por la ruta facturación/P.O.S/caja registradora.

Buscar la caja requerida, oprimo el botón propiedades y editar.

En la opción fecha de apertura se digita la fecha requerida y en la opción estado se digita la letra “a”.

Ahora se oprime guardar y salir.

¿Cómo puedo cambiar el periodo contable de la empresa para poder facturar?

Se puede realizar de dos maneras primero ingresando a cambiar periodo contable por la ruta herramientas /contabilidad /cambiar periodo contable o por la ruta sistemas/empresa.

Si se ingresa por la primera opción al ingresar se digita el nuevo periodo y se oprime el botón guardar y salir.

Si es por la segunda opción se debe buscar la empresa, se selecciona y se oprime el botón propiedades y editar.

En el campo periodo contable se digita el nuevo periodo, se oprime el botón guardar y salir.

Ahora se cierra y se vuelve a ingresar al sistema para poder guardar los cambios.

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